香港公司｜遵从法规常见问题-年审方面的合规问题要特别注意！

莆秀5952024-01-20 13:10:55

香港公司 | 遵从法规常见问题-年审方面的合规问题要特别注意！

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玺国际香港公司合规的重要性在之前的推文已经强调过很多次了，但总有客户表示不理解，此文以香港公司合规内容常遇到的年审为例，结合香港注册处的指引以及相关法律法规的规定，让香港公司的股东、董事和实益人有一个更全面的认识。

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香港公司年审方面的合规问题

1. 我的公司已获发公司注册∕非香港公司注册证明书。公司注册后是否须要向公司注册处交付文件？

是，公司在享有以有限法律责任经营业务的好处之余，必须遵从《公司条例》（香港法例第622章）的规定，包括按时向公司注册处处长（「处长」）披露和申报有关公司、其高级人员和股东等的资料，以及这些资料的更改。这些处长备存的资料会供公众人士查阅，以便他们获得公司的最新资料

2. 我的公司只是一间小型公司，而我并不熟悉《公司条例》，特别是交付文件的规定。我可以在哪里找到这方面的资料？

你可浏览律政司的电子版香港法例，参阅《公司条例》(香港法例第622章)的详情。公司及其高级人员(包括董事和公司秘书)须负责公司事务，并应尽力履行《公司条例》所订的法定责任。他们应作出适当安排，以认识公司法，确保遵从法规。如你对条例的规定有任何疑问，你应征询独立的法律或专业意见。

本处印制了多款资料小册子，包括公司注册成立后须交付的申报表，作为一般指引，以协助小型公司和公司的高级人员了解其责任以遵从交付文件的规定。请参阅本处网站的「刊物」-「资料小册子」一栏。

3. 什么是周年申报表？

周年申报表是一份具指明格式的申报表，载列截至申报表制备日期为止的公司资料，例如注册办事处地址、股东、董事和公司秘书的资料。

4. 根据《公司条例》注册的公司何时须要交付周年申报表登记？

本地私人公司须就每一年(成立为法团当年除外)于成立为法团之周年日后的42日内，交付周年申报表登记。

其他本地公司则须于公司的申报表日期后的42日内交付周年申报表登记。申报表日期视乎公司的类别而定。详情请参阅本处网站的「常见问题」- 「本地有限公司」- 「周年申报表」。

注册非香港公司则须于公司在香港注册的每个周年日后的42日内，交付周年申报表登记。

5. 逾期交付周年申报表有什么后果？

本地有股本的公司、担保有限公司及注册非香港公司逾期交付周年申报表，须缴交较高的登记费用，请参阅逾期交付周年申报表须缴交的登记费用。此外，未有或逾期交付周年申报表的公司及其每名责任人各可被检控，一经定罪，可被处以失责罚款。

6.如果我未能确定何时到期交付公司的周年申报表，应怎么办？

如你未能确定交付周年申报表的到期日，可利用交付周年申报表限期计算器计算到期日。(注意：交付周年申报表限期计算器只适用于有股本的私人公司及注册非香港公司。)

7.公司注册处处长会否在法院发出传票前，就公司未有交付周年申报表而发出任何通知或催办信？

公司及其高级人员均有责任遵从《公司条例》的相关规定交付文件，包括于订明的42日时限内交付周年申报表。公司注册处处长亦已采取多项措施，促进公司遵从法规。有关交付文件的一般规定及程序指引的资料小册子，可参阅本处网页「「刊物」-「资料小册子」」一栏。此外，当公司注册成立后，本处会在「公司注册证明书」夹附「遵从《公司条例》及《商业登记条例》」资料小册子，提醒公司、董事及其他负责人须履行法律责任。

8.什么是「周年申报表e提示」服务？

「周年申报表e提示」服务 (「e提示服务」) 是本处在注册易免费提供的一项简单易用的服务。提示公司交付周年申报表的电子通知书会由系统发送到用户的信息匣及登记电邮地址。用户可即时点击通知书内的超连结接达注册易，以电子方式提交周年申报表（电子表格NAR1或NN3）。

任何已经在注册易登记成为公司用户的下列类别的公司，会自动收到提示公司交付周年申报表的电子通知书：

本地私人公司；

本地公众公司或担保有限公司(如公司注册处已备存公司的会计参照期的纪录)；及注册非香港公司。

任何已经在注册易登记的个人用户，可就与其建立了用户联系的公司用户，免费订用e 提示服务，以收取提示有关公司交付周年申报表的电子通知书。

如属本地私人公司或注册非香港公司，系统会分别于公司成立为法团或公司在香港注册的周年日当日发送电子通知书。

如属本地公众公司或担保有限公司，订户会于以下日期收到电子通知书：

订户于订用e提示服务时所指明的日期当日；或如公司注册处已备存该公司的会计参照期的纪录，于公司的周年申报表的结算日期当日，即会计参照期结束后的6个月(公众公司)或9个月(担保有限公司)(以适用者为准)。

9. 如果我每年都按时交付公司的周年申报表，我是否已尽了本分？

除了交付周年申报表外，已注册的公司还须按照《公司条例》各项条文的规定，将其他法定文件交付公司注册处处长登记。公司及其董事、公司秘书或经理必须确保公司严格遵从《公司条例》的规定，向公司注册处交付法定申报表。你可登入律政司的电子版香港法例，阅览《公司条例》（香港法例第622章）全文。

10.我是一间有限公司的董事/公司秘书，如果我的公司未有向公司注册处处长交付文件，我是否须要负责？

公司如未有遵从《公司条例》的规定，公司及其每名责任人(包括：每名董事、公司秘书及经理)可被检控，一经定罪，可被处失责罚款。

11. 我接到法院的传票，控告我的公司未有按照《公司条例》交付或逾期交付法定申报表(例如周年申报表)。我现在应怎么办？

公司未有或逾期交付法定申报表存档，即属违反《公司条例》的有关条文，如被定罪，可被处罚款及按日计算的失责罚款。如你仍未交付尚欠的申报表，便应立即交付，并缴付所须的登记费用。法院在处以按日计算的失责罚款时会加以考虑，并以申报表的存档日期判定失责的日数。此外，公司亦须委派获正式授权的代表出庭应讯，该代表须携带妥为签立的授权书。拟备授权书须采用公司的专用信笺，由获公司授权人士签署并盖上公司印章。

12. 接获法院的传票后，我已立即交付尚欠的周年申报表，并缴付较高的登记费用。传票会否撤回？我仍然需要出庭吗？

虽然公司在聆讯日期前交付了尚欠的周年申报表，但针对有失责行为的公司发出的传票是不会撤回的。即使公司在聆讯日期前已补交尚欠的周年申报表，也不能因此获宽免未有根据《公司条例》第662(6)条交付申报表的罪责。不过，法庭在处以刑罚时，会以此判定失责日数，并作为求情理由加以考虑。至于较高的周年申报表登记费，则是《公司(费用)规例》(第622K章)附表1所订明的登记费用。

公司仍须委派代表，并携带妥为签立的授权书出庭应讯。

13. 如公司已交付尚欠的申报表，法院会否处以罚款？若会，罚款额是多少？

若法院裁定公司有罪，便会处以罚款。罚款包括针对违反交付文件规定的罚款，以及按逾期日数计算的失责罚款。款额由主审的裁判官决定，并以《公司条例》及其附属法例的有关条文及《刑事诉讼程序条例》(香港法例第221章)第113B条订明的最高罚款额作量刑标准。未有交付周年申报表的最高定额罚款是50,000元，而按日计算的失责罚款的最高罚款额则是每日1,000元。一般来说，公众公司和上市公司的罚款额会较私人公司为高。

14. 不出席有关传票的聆讯会有什么后果？

如法院向某人发出传票，但该人在没有合理解释的情况下不出庭聆讯，会被视作藐视法庭，并处以相应的惩罚。因此，公司应由获公司以书面正式授权的代表出庭。如公司有理由未能在聆讯日期出庭，应尽早联络法院另作安排。为公司本身利益想，公司宜委聘代表律师处理有关事务。如公司缺席聆讯，主控官会在有必要时，采取适当步骤继续进行检控程序。

15. 我的公司已被法院定罪，并处以罚款。我会收到法院发出的缴费通知书吗？我应该怎样缴交罚款？到哪里缴交？

法院不会就罚款发出缴费通知书，你应留意裁判官的判决书所载有关罚款金额和缴纳期限的部分，并在限期之前到有关法院的收款处缴纳罚款。如你就罚款详情和缴纳方法有任何问题，请致电有关法院查询(查询时请说明你的传票编号)：

东区裁判法院：2886 6775

荃湾裁判法院：2412 5970

沙田裁判法院：2694 2257

16. 如我无力缴纳法院判定的罚款，有什么办法可以解决？

裁判官在宣判时会询问你何时可以缴纳罚款，你可以向裁判官要求延长缴纳罚款的期限，或是以分期方式缴纳。裁判官会视乎你的情况作出适当决定。

17.公司何时须要向公司注册处处长申报更改公司名称？

公司应在更改名称的特别决议获通过后的15日内，向公司注册处处长交付表格NNC2-「更改公司名称通知书」及所须费用。更改名称将由「公司更改名称证明书」的签发日期起生效。

18. 公司如没有向公司注册处处长申报更改公司名称，会有什么后果？

公司如未有在更改名称的特别决议获通过后的15日内，向公司注册处处长申报更改名称，公司及其每名责任人均属犯罪，可各被处罚款，如持续失责，则可另各被处按日计算的失责罚款。

19. 公司注册处处长可否指示公司更改名称？